Начинающие бухгалтеры и руководители бухгалтерских фирм могут столкнуться с простой ситуацией: услуга уже оказана, а клиент не платит. Бывает, что он не заплатит никогда. Поэтому о порядке оплаты и последствиях задержки стоит подумать ещё до начала работы.
Если услуга уже оказана
Сначала разделите разовую услугу и ежемесячное обслуживание.
При разовой работе можно не отдавать результат, пока клиент не оплатит услугу. Например, это относится к заполнению декларации. Условие об оплате и передаче результата лучше заранее включить в договор или согласовать с клиентом до начала работы.
С ежемесячным клиентом ситуация другая. Если он задерживает оплату, нужно посмотреть, что написано в договоре. В нём можно предусмотреть срок просрочки, после которого фирма вправе прекратить обслуживание и расторгнуть договор в одностороннем порядке. Эти условия должны быть сформулированы заранее, а не появиться в момент конфликта.
Все претензии к клиенту предъявляйте письменно. Это должны быть не угрозы, а ссылка на конкретный пункт договора и понятное требование оплатить задолженность.
В финансовом учёте фирмы задолженность тоже должна быть видна отдельно. Выполненная работа и поступившие деньги могут относиться к разным периодам. В расчёте прибыли бухгалтерской компании эта разница рассматривается вместе с начислениями и движением денег.
Как предупредить повторение такой ситуации
Один из вариантов — работать по предоплате. Пока клиент не заплатил, фирма не начинает работу. Порядок предоплаты тоже нужно прописать в договоре.
Для разовых бухгалтерских услуг это особенно понятно: сначала оплата, затем результат. Для ежемесячного сопровождения нужно отдельно определить дату оплаты, срок просрочки и дальнейшие действия фирмы.
Договор должен отвечать на вопросы, которые возникают в работе:
- когда клиент оплачивает услугу;
- что происходит, если он задержал оплату;
- в какой момент фирма может остановить работу;
- как оформляется требование об оплате;
- что происходит с уже выполненной работой.
Когда клиентская база большая, руководителю стоит регулярно смотреть, кто задерживает оплату. В начале дня я рекомендовала просматривать финансы и узнавать, кто из клиентов не заплатил. Так задолженность не остаётся незаметной до конца месяца.
Смотрите на условия работы с клиентом целиком
Задолженность — это часть отношений с клиентом и условий договора. Одно напоминание об оплате вопрос не решает: нужно понимать, какую работу фирма выполняет, когда выставляет документы и что получает взамен.
Если клиент регулярно задерживает оплату, сначала проверьте договор и фактический порядок работы. Затем примите решение: изменить условия оплаты, перейти на предоплату или прекратить обслуживание в порядке, который предусмотрен договором.
Работу с клиентом и его условиями удобно рассматривать вместе с оценкой прибыльности конкретного клиента. А если меняются объём и состав услуг, рядом возникает вопрос пересмотра стоимости бухгалтерского обслуживания.
Главное — заранее закрепить порядок оплаты и действовать по нему. Тогда решение о задолженности принимается по договору и по фактам работы, а не в раздражении из-за очередной просрочки.