Ведение учёта в 1С можно организовать по-разному. Вариант зависит от клиента: от его предпочтений, интенсивности бизнеса и ожиданий от работы бухгалтерской фирмы.
Поэтому сначала выясните, как клиент работает с первичными документами и нужна ли ему своя база. Потом выбирайте схему, в которой понятно, где находятся данные и кто выполняет каждую операцию.
Если у клиента мало операций
При низкой интенсивности деятельности клиент может передать бухгалтерской фирме формирование первичных документов. Он сообщает реквизиты для счёта, накладной, акта или счёта-фактуры по электронной почте или телефону.
Бухгалтер выписывает документы и отправляет их клиенту. В этом случае у фирмы может быть одна база 1С, которая находится у исполнителя. Клиенту отдельный доступ к ней не нужен.
Если первичку оформляют сотрудники клиента
При высокой интенсивности деятельности первичные документы обычно выписывает сам клиент или его сотрудники. Дальше нужно понять, в какой программе они работают и как данные попадут в бухгалтерскую фирму.
Если первичка оформляется не в 1С, клиент передаёт документы для обработки, а фирма ведёт учёт в своей базе.
Если у клиента установлена 1С «Торговля и склад» или «Управление торговлей», сотрудники клиента могут сами формировать первичку, разносить документы поставщиков, банк и кассу. Тогда фирма организует выгрузку данных в свою базу, проверяет сделанное и добавляет недостающие документы.
В статье о карте клиента бухгалтерской фирмы можно посмотреть, какие сведения о порядке работы стоит зафиксировать заранее. Схема базы и порядок передачи документов относятся к этой же договорённости с конкретным клиентом.
Если клиент работает в своей 1С
Когда клиент ведёт учёт в 1С «Бухгалтерия», работу можно организовать через распределённую базу. По сути, база одна, а при обмене версии становятся идентичными. Документы друг друга не заменяют.
Бывает и другая ситуация: база у клиента установлена, но сам он в ней работать не хочет. Тогда бухгалтерская фирма подключается к его базе через удалённый доступ и ведёт учёт там.
О чём договориться до начала работы
До начала работы закрепите, кто формирует первичные документы, кто передаёт их бухгалтеру, где находится база и кто проверяет данные.
Клиент должен понимать, какие действия остаются у него, а какие выполняет фирма. Бухгалтерской фирме тоже нужен понятный порядок: иначе сотрудники будут каждый раз выяснять, где искать документ и кто должен его обработать.
Обязательно определите границы доступа. В моей фирме клиенты не получали удалённый доступ к компьютерам и базам бухгалтерской фирмы. Если фирма работает в базе клиента, это отдельная схема, которую нужно согласовать для конкретной организации.
В статье о вводе нового клиента в бухгалтерскую фирму разобран порядок передачи клиента команде. Здесь вопрос другой: выбрать способ ведения базы и движения документов.
Схема 1С выбирается под реальную работу клиента. Сначала выясните его нагрузку и привычный порядок оформления документов, потом определите, где будет вестись учёт и как фирма будет проверять полученные данные.