Карта клиента — это свод данных о клиенте, в котором есть не только реквизиты, но и описание порядка работы с ним.
Такая карта нужна, чтобы быстро вспомнить важные нюансы, войти в курс дела и принять решение, что делать дальше. Особенно когда с клиентом работает не один человек и сведения о нём нельзя держать в памяти одного бухгалтера.
Начните с основных сведений о клиенте
В первую часть карты заносятся данные, которые обычно хранятся в карточке контрагента:
- полное и сокращённое наименование организации;
- ИНН, КПП и ОГРН;
- дата регистрации и ОКВЭДы;
- юридический и фактический адрес;
- регистрационные номера фондов;
- ФИО и контакты руководителя;
- другие контактные лица.
Опишите, как клиент ведёт деятельность
Во второй части нужно зафиксировать, как фактически осуществляется деятельность клиента и какая у него система налогообложения.
Также здесь можно указать способы расчётов с покупателями, наличие расчётного счёта и кассового аппарата, установленный лимит кассы, количество сотрудников и порядок начисления зарплаты.
Отдельно опишите перечень документов, которые клиент предоставляет на обработку, и порядок обмена данными: кто приносит документы, как они передаются и как возвращается результат работы.
Если клиент спрашивает, зачем бухгалтерии нужны все эти сведения, полезно объяснить связь данных с конкретным отчётом — это разобрано в статье о разговоре с клиентом о данных для отчёта.
Если фирма сама оперативно выписывает клиенту первичку, в карте нужно указать, какую именно, кто этим занимается и как клиент её получает.
Подробно распишите порядок работы
Третья часть карты — это порядок работы с клиентом. В ней описываются основные этапы: разноска первички, контроль, сопоставимость, порядок закрытия месяца, конечный результат каждого этапа и ответственные лица.
Здесь уже фиксируется не просто информация о клиенте, а то, как именно фирма оказывает ему бухгалтерскую услугу. Поэтому карту нужно подстраивать под конкретного клиента, а не заполнять одинаково для всех.
Обновляйте карту, когда что-то меняется
Как только в деятельности клиента что-то меняется, эти сведения нужно сразу заносить в карту клиента.
Иначе сотрудник будет работать по старой информации, а руководителю снова придётся объяснять одни и те же нюансы лично.
Карта клиента не заменяет внутренние правила фирмы. Она дополняет их конкретными сведениями о работе с этим клиентом. О том, как разделить внутренние процессы и работу по услуге клиента, читайте в статье о регламентах бухгалтерской компании. А если клиент только передаётся в команду, пригодится статья о загрузке бухгалтерской команды.
Другие статьи о процессах и работе с клиентами — в блоге.