В бухгалтерской фирме часть функций сначала выполняет основатель. Потом некоторые участки можно передать сотрудникам.
Универсального варианта распределения нет. В одной фирме удобнее делить работу по участкам учёта, в другой — по клиентам. Можно попробовать несколько вариантов и оставить тот, который работает лучше.
Отдельно распределите участки работы
В бухгалтерском труде много повторяющейся работы. Неопытного сотрудника проще научить таким операциям, чем тратить на них время опытного специалиста.
Когда я нанимала первого сотрудника, я учила её вести кассу, банк и подотчёт. Следующему сотруднику доверила поступление и реализацию. А сама доводила работу до конца, закрывала месяц и делала отчёты.
Такой вариант не обязательно подойдёт каждой фирме. Но важно увидеть, какие участки есть у вас и кто сейчас за них отвечает.
Можно распределять работу по клиентам
Другой вариант — закрепить клиентов за сотрудниками. Они ведут работу до закрытия месяца, а главный бухгалтер занимается закрытием, проверкой и подготовкой отчётов.
Отдельный специалист может вести зарплату и кадры по всем клиентам. Здесь тоже нет единственно правильной схемы. Нужно смотреть, как устроена работа именно в вашей фирме.
Не забудьте про дополнительные функции
Кроме ведения учёта, в работе с клиентом часто бывают другие задачи: заполнить и сдать заявление, объяснение или уведомление в ИФНС и фонды, проконсультировать клиента, ответить на вопросы, сделать обмен данными.
На первом этапе можно распределять работу так: чем меньше ума и времени требует задача, тем менее опытному сотруднику её поручать.
Такие функции могут быть у менеджера. Он же может следить за выставлением счетов клиентам, их своевременной оплатой и соблюдением графика документооборота.
Смотрите, что получается на практике
Пока не попробуете, не поймёте, какой вариант распределения удобнее. Сначала передайте сотрудникам часть работы, а потом посмотрите, что изменилось: какие участки освободились у вас, где сотрудникам нужна дополнительная инструкция и что приходится проверять.
Распределение работы — это не только список фамилий напротив участков. Важно, чтобы сотрудники понимали свои обязанности и порядок передачи работы. О внутренних процессах фирмы подробнее рассказано в статье о регламентах бухгалтерской компании. А оценить, какую работу команда действительно может принять, можно в статье о загрузке бухгалтерской команды.
Другие материалы об управлении бухгалтерской фирмой собраны в блоге.