Привыкнув пахать с утра до ночи, предприниматель нервно рассмеётся, если его спросить, как за несколько часов в неделю успевать управлять и развивать фирму.
Особенно это заметно в бухгалтерской фирме. Владелец отвечает на звонки и почту, отправляет прайсы и договоры, ищет офис, разбирается с вопросами клиентов и проверяет работу сотрудников. Вроде бы весь день занят делами фирмы. Но это работа внутри бизнеса, а не управление им.
Если без владельца всё рушится, отпуск становится риском, приходится выбирать между фирмой и семьёй, а сам владелец превращается в раба собственного бизнеса. Начать выходить из этого можно с одного повторяющегося дела, которое забирает время.
Сначала посчитайте, чем вы заняты на самом деле
Несколько рабочих дней записывайте все дела по порядку. Не «текущая работа», а конкретно: кому ответили, какой документ подготовили, что проверили, какой вопрос клиента или сотрудника пришлось решать самой.
В этот список попадут звонки, письма, прайсы, договоры, поиск офиса и проверка работы по клиентам. Отметьте дела, которые уже много раз выполняли сами. Посмотрите, какое из них довольно простое, но снова и снова забирает время.
Это и есть первая точка для делегирования. Не выбирайте участок только потому, что он кажется важным. Начните с дела, которое можно разложить по шагам и проверить по результату.
О распределении работы между сотрудниками я писала в отдельной статье о распределении работы в бухгалтерской фирме.
Запишите, что именно должен сделать сотрудник
В следующий раз, когда будете выполнять выбранное дело, записывайте все действия по порядку. Этот план станет основой инструкции.
В инструкции должно быть два понятных ответа: что делать и что должно получиться. Если описать только действия, сотрудник выполнит шаги, но вы всё равно будете проверять каждую мелочь. Если описать только общий результат, он не поймёт, как к нему прийти.
Доработайте план так, чтобы неподготовленный исполнитель, действуя по нему, смог получить нужный результат. Для бухгалтера это может быть, например, подготовленный пакет прайса и договора по понятному порядку, а для руководителя — список, по которому можно проверить, что работа закончена.
Проверьте инструкцию, а не только сотрудника
Поручите участок сотруднику и заранее решите, как и с какой периодичностью будете контролировать его результат.
Если нужного результата нет, сначала перечитайте инструкцию. Возможно, в ней пропущен шаг, не указано место хранения документа или результат описан слишком общо. Дорабатывайте инструкцию до тех пор, пока сотрудник не начнёт получать результат без постоянных объяснений.
Так проверяется не только человек. Проверяется сам порядок работы. Когда инструкция отточена, одно повторяющееся дело перестаёт каждый раз возвращаться к владельцу.
Повторите этот цикл со следующими задачами
После одного участка переходите к следующему: выбрать простое дело, записать шаги, прописать результат, поручить сотруднику, проверить и исправить инструкцию.
Каждый такой цикл освобождает часть времени владельца. Это время не нужно снова заполнять текущими поручениями. Его можно оставить на задачи, ради которых владелец вообще развивает фирму.
Что делать в свободные часы
В неделю на управление и развитие можно выделить несколько часов. Четыре основные задачи владельца:
- ставить задачи сотрудникам;
- контролировать их выполнение;
- разрабатывать системы для фирмы по всем направлениям;
- продумывать стратегию развития.
Накануне запишите, чем будете заниматься в эти часы. Если сначала просто освободить время, а потом решать, куда его направить, текущие вопросы быстро займут его снова.
В карте действий для развития бухгалтерской фирмы я показывала, как связать цели, участки работы и первые действия.
Так работа, которую владелец раньше каждый раз выполнял сам, постепенно переходит к сотрудникам. Фирма продолжает работать, а у владельца появляется время работать над ней.