В бизнесе всегда есть место риску и неопределённости. Может уволиться ключевой сотрудник, заболеть бухгалтер или сломаться сервер. Самое плохое число в бизнесе — один: один человек, один доступ, один крупный клиент.
Проверьте, где ваша фирма сейчас зависит от одного элемента. Если убрать его из работы на несколько дней, что именно остановится? Кому придётся восстанавливать документы, объяснять порядок работы и принимать решения?
Если сотрудника нельзя заменить
Признак зависимости простой: сотрудник заболел или ушёл в отпуск, а остальные не знают, где найти документы по его клиентам и что делать дальше.
Проверьте это на одном клиенте. Попросите другого сотрудника найти бумажные и электронные документы, историю изменений, порядок обмена данными и последний результат работы. Если он сразу не может это сделать, проблема находится в системе, а не в отпуске конкретного человека.
Для такой проверки нужны понятные инструкции, регламенты и чек-листы. В документах должны быть описаны порядок работы, документы и результат:
- от кого и в какие сроки поступают документы;
- кто их обрабатывает;
- где хранятся бумажные и электронные папки;
- кто отвечает за участок;
- какой результат считается готовым.
В системе хранения обозначьте места для папок и электронных файлов. Если документ вынули из папки для передачи или подшивки, на его место положите копию с указанием, где находится оригинал. Тогда новый сотрудник не будет искать документ по личным перепискам и памяти коллег.
Если фирма останавливается без владельца
В архиве работы с клиентами результат порядка сформулирован конкретно: при уходе владельца или сотрудника ничего в целом не меняется, работа продолжается в заданном ритме.
Проверьте это по действиям владельца. Кто принимает решение по текущему вопросу, кому передаётся участок, кто проверяет результат и где фиксируется завершение? Если на каждый вопрос ответом становится «это знает руководитель», фирма пока замкнута на одном человеке.
Начните с одной управленческой функции. Запишите её шаги, назначьте сотрудника и оставьте за собой контроль результата. О передаче управленческой функции сотруднику я писала отдельно.
Если один доступ может остановить работу
Сбой бывает не только из-за сотрудника. Работа может зависеть от одного сервера, одного интернет-подключения или одного доступа к нужной информации.
В авторском примере из-за перебоев с интернетом пришлось менять провайдера: фирме было важно, чтобы работа продолжалась, а не почему поставщик не может быстро решить проблему. Для бухгалтерской фирмы вопрос тот же: какой доступ нужен сотрудникам сегодня и что они будут делать, если он пропадёт?
Составьте список таких доступов и проверьте, кто ещё умеет ими пользоваться. Отдельно запишите запасной порядок работы и человека, который принимает решение при сбое. Это не инструкция для клиента, а внутренняя защита самой фирмы.
Если крупный клиент определяет доход фирмы
Зависимость от одного клиента видно не только по сумме оплаты. В одной таблице за месяц соберите по каждому клиенту две группы данных:
- выручку и её долю в общей выручке фирмы;
- объём работы команды: количество документов, часы, участки и дополнительные обращения.
Так вы увидите одновременно, сколько денег приносит клиент и сколько рабочего времени занимает. Цифры не нужно придумывать: возьмите оплату и фактическую работу за один и тот же период.
Если один клиент даёт заметную долю выручки и одновременно занимает большую часть работы команды, фирма зависит от него сразу по двум направлениям. Расчёт не означает, что с ним нужно расставаться. Он показывает, какую клиентскую базу и загрузку нужно развивать дальше. О расчёте прибыльности клиента можно прочитать отдельно.
Если доход складывается из одного вида работы
В бухгалтерской фирме доход может складываться из абонентского обслуживания, разовых деклараций для физических лиц, регистрации ИП и ООО, консультаций и сдачи отчётности через интернет.
Посмотрите, какие виды работы уже есть, от чего зависит каждый доход и какая загрузка сотрудников за ним стоит. Новое направление не нужно запускать вслепую: сначала проверьте спрос, расходы и порядок оказания услуги.
В итоге у владельца должна получиться не общая фраза «фирма защищена», а список конкретных зависимостей: кто заменит сотрудника, где лежат документы, кто работает без владельца, какой доступ имеет запасной вариант, какую долю выручки и работы занимает крупный клиент и из каких услуг складывается доход.