Чек-лист — это лист проверки. В нём записано, что нужно сделать, и есть место, где можно отметить выполненное.
Когда фирма маленькая, владелец сам помнит, что происходит с каждым клиентом. Потом клиентов становится больше, появляются сотрудники, и держать весь порядок в голове уже не получается. Тогда и пригодится чек-лист.
Начните с той работы, которую повторяете
В идеале чек-лист появляется ещё тогда, когда руководитель ведёт всех клиентов сам. Каждый раз, начиная одну и ту же работу, записывайте, что вы делаете по порядку. Из таких записей постепенно складывается план.
К плану добавляется колонка, где сотрудник отмечает выполненные пункты. Получается лист, по которому можно пройти всю операцию и ничего не пропустить.
Для бухгалтерской фирмы это может быть чек-лист по работе с конкретным клиентом. В нём отмечается, что нужно сделать в течение месяца:
- разнести банковские выписки;
- разнести подотчёт;
- подклеить документы по подотчёту;
- выполнить остальные операции до закрытия месяца.
Такая последовательность помогает сотруднику вспомнить весь порядок работы, а руководителю — увидеть текущий этап.
Если в фирме уже есть карта клиента, чек-лист можно связать с описанным в ней порядком работы. Тогда сотрудник смотрит на список операций вместе с особенностями конкретного клиента.
Для каких операций нужны отдельные списки
Для всей работы фирмы удобнее составить отдельные списки по повторяющимся операциям:
- заполнения деклараций по видам;
- разноски отдельных участков первички;
- закрытия месяца;
- обмена данными;
- документооборота;
- продаж;
- ответа на телефонный звонок.
У каждой такой работы свой порядок. В одном списке будут операции по закрытию месяца, в другом — порядок передачи документов, в третьем — вопросы, которые сотрудник задаёт потенциальному клиенту.
Для внутреннего документооборота полезно сверяться с порядком в документах бухгалтерской фирмы. Чек-лист по конкретной операции и общий порядок хранения документов решают разные задачи, но должны быть понятны сотрудникам вместе. Если после договора клиента передают в работу, порядок переходов можно посмотреть в CRM бухгалтерской фирмы.
Что должен видеть сотрудник и что проверяет руководитель
Чек-лист — это усовершенствованная шпаргалка, дополненная колонкой контроля.
Сотрудник видит в нём свой план действий и отмечает сделанное. Руководитель по тому же листу видит, что уже выполнено, а где работа ещё продолжается.
Если один и тот же пункт регулярно остаётся без отметки, стоит разобраться с причиной. Возможно, сотруднику не хватает информации по клиенту, операция распределена неудобно или сам пункт записан слишком общо.
Чек-лист помогает увидеть такую ситуацию во время работы, пока ещё можно исправить порядок. Сам список порядок в фирме не создаёт. Он должен соответствовать тому, как работа действительно устроена, и обновляться, когда порядок меняется.
Как понять, что чек-лист пора изменить
Сначала пройдите по нему сами. Если пункт можно понять по-разному, перепишите его конкретнее. Когда сотруднику приходится спрашивать, что делать после этого пункта, в список нужно добавить следующий шаг.
Потом дайте чек-лист сотруднику и посмотрите, как он с ним работает. Смотрите на главное: помогает ли лист пройти операцию до конца.
В работе бухгалтерской фирмы меняются клиенты, участки учёта и распределение обязанностей. Поэтому чек-лист тоже приходится пересматривать. Важно, чтобы в нём оставались реальные операции, которыми сотрудники пользуются сейчас.
Когда порядок работы уже описан, контроль работы бухгалтера можно строить по тем же контрольным точкам. Руководителю проще обсуждать с сотрудником конкретный этап и конкретный результат.
Чек-листы можно разрабатывать для любых повторяющихся участков работы. Начните с одного списка, который сейчас чаще всего приходится объяснять заново. После этого будет понятно, какие ещё операции стоит перевести в такой формат.