Если сотрудник уходит в отпуск, а остальные не знают, где искать документы по его клиенту, с документами пора разбираться. То же самое, если нужную информацию нельзя быстро найти в шкафу или компьютере.
В бухгалтерской фирме документ проходит несколько рук. Его принимают, передают на обработку, подшивают, сохраняют в электронную папку, а потом могут выдать клиенту. Порядок начинается с того, что для каждого такого действия есть понятное место и ответственный.
Сначала разберите то, что уже накопилось
Посмотрите на ящики, шкафы и столы. Лишнее выбросьте или отдайте клиентам. Потом разберите компьютеры и удалите ненужные файлы.
Начинать нужно сразу с двух сторон: с бумажных документов и с электронных файлов. Иначе сотрудник будет искать один и тот же документ в шкафу, на столе и в нескольких папках компьютера.
Запишите путь документа
Составьте график документооборота. В нём последовательно запишите:
- от кого и в какие сроки приходят документы;
- какие документы приходят и в каком виде;
- кто их принимает;
- кто и в какие сроки их обрабатывает;
- где хранятся обработанные документы;
- кому, какие документы и в какие сроки выдаются.
У каждого действия укажите сотрудника, который за него отвечает. Если документы относятся к клиенту, маршрут остаётся маршрутом внутри фирмы: кто их принял, кому передал, где они находятся после обработки.
В карте клиента бухгалтерской фирмы хранятся сведения о конкретном клиенте. График документооборота отвечает на другой вопрос: что происходит с документом после того, как он пришёл в фирму.
Отдельно опишите бумажные и электронные папки
Для бумажных документов решите, какие папки нужны, что в каждой из них хранится и в каком порядке документы подшиваются. Если нужны реестры, укажите, где они лежат.
Для электронных документов установите такую же систему. Название папки должно быть понятно сотруднику, который впервые открывает документы клиента.
Это не учетная политика клиента и не регламент оказания ему услуги. Это внутренний порядок хранения документов, которым пользуется команда.
Подпишите места хранения
Определите, в каком шкафу и на какой полке стоят папки. Подпишите полки, ящики и корешки папок. Заранее решите, какие сведения будут на каждой подписи и в каком порядке.
С электронными папками сделайте то же самое: разложите файлы по согласованным местам.
Если документ вынули из папки, на его месте оставьте копию с указанием, где находится оригинал. Тогда следующий сотрудник поймёт, куда он ушёл, и не будет искать его по всем шкафам.
Проверьте маршрут на работе команды
Попросите сотрудников пользоваться новым порядком и записывать, что мешает работе. По этим замечаниям поменяйте то, что действительно неудобно.
После этого закрепите единый порядок. В регламенте бухгалтерской фирмы можно описать ответственность и повторяющиеся процессы, а здесь оставить конкретный маршрут документов. Для отдельной повторяющейся операции пригодится чек-лист с отметкой выполнения.
Распределение документов связано с распределением работы. В статье о распределении бухгалтерской работы разобрано, кому передавать участки. Здесь зафиксировано, где сотрудник найдёт документы, если работу по клиенту продолжит другой человек.
Начните с одного маршрута: от поступления документов до их обработки и хранения. Когда сотрудники одинаково понимают этот маршрут, документы не зависят от памяти одного человека.